行政公文的寫作要求

　　（2）分析事實(shí)所包含的意義。表彰性通報，需要分析先進(jìn)事跡的意義和主要人物的可貴精神，主要經(jīng)驗(yàn)和值得發(fā)揚(yáng)與學(xué)習(xí)點(diǎn)，號召大家向先進(jìn)學(xué)習(xí)的具體要求等。批評性通報，應(yīng)分析產(chǎn)生問題的主客觀原因、主要教訓(xùn)，以及指出防止和杜絕今后發(fā)生類似事件的措施等。情況通報要圍繞某個問題，列舉各個方面的情況，每種情況又分別以典型材料加以說明。

　　（3）結(jié)尾。通報如何結(jié)尾，這要根據(jù)通報的性質(zhì)而定。多數(shù)情況通報不另加結(jié)尾部分，主體寫完就結(jié)束全文。有的批評性通報，習(xí)慣以“希望引起大家的注意”、“特此通報”等詞語結(jié)束全文。

　　3.通報的署名和成文時期

　　在通報正文的右下方署以發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，署名下邊寫成文的年、月、日。

　　（三十三）通報的寫作要求

　　1.事實(shí)必須可靠。無論哪種通報的事實(shí)。都要準(zhǔn)確無誤，哪怕是一些細(xì)節(jié)問題也要認(rèn)真核實(shí)材料的真?zhèn)巍Ｍ▓笄屑蔁o中生有，推理想象；或任意夸大或縮小事實(shí)。

　　2.用詞語造句必須嚴(yán)謹(jǐn)。通報對先進(jìn)事跡的表彰，對錯誤行為的處理，以及對情況的分析和判斷，都涉及到人和事的定性問題。因此，用詞造句必須慎重嚴(yán)謹(jǐn)，講究分寸。不能說過頭話，不能稱善過其美、言惡過其極，失去通報應(yīng)有的作用。

　　3.注意通報與通知的區(qū)別。通報和通知都是具有溝通情況，交流信息作用的告知性公文，二者區(qū)別在于：（1）目的不同。通知的目的是發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)文件、安排部署工作；是要求有關(guān)單位或個人必須按照通知的事項(xiàng)要求去做，具有一定強(qiáng)制性。而通報的目的則是表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要情況，樹立典型，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，改進(jìn)工作。（2）對象不同。通報是對所屬人員進(jìn)行普遍教育的工具，沒有特定的對象。通知部署的任務(wù)和事項(xiàng)極為明確，具有特定的對象。（3）時間不同。從制文時間來看，通知是在事前發(fā)文；通報則是事后發(fā)文。即事前通知，事后通報。

　　（三十四）函的用途、特點(diǎn)

　　函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

　　函的特點(diǎn)：

　　1.使用范圍的廣泛性

　　函廣泛用于公務(wù)活動的各個領(lǐng)域與各個不同級別的機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位。

　　2.行文的靈活性

　　函一般不受行文關(guān)系的約束，只要公務(wù)活動需要，就可以向平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)出，也可以向上級機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)發(fā)出。此外，函的篇幅短小，輕捷簡便，寫法也靈活。

　　（三十五）函的種類

　　函按其內(nèi)容性質(zhì)可分為四種：

　　1.商洽函

　　商洽函是平行機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜時所使用的。

　　2.問答函

　　問答函是機(jī)關(guān)單位之間用來相互詢問和答復(fù)問題的函。

　　3.請批函

　　請批函是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的函。這種函多是向業(yè)務(wù)主管部門或歸口管理部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)。