公文處理工作存在的主要問(wèn)題及解決辦法
（二）誤用文種。把屬于機(jī)關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書(shū)中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見(jiàn)的有：把計(jì)劃類(lèi)文種“要點(diǎn)”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結(jié)類(lèi)的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類(lèi)的文種“辦法”、“規(guī)程”、“實(shí)施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××市委辦公室關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《市委宣傳部××年工作要點(diǎn)》的通知”，““政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××年工作實(shí)施方案》的通知”。
（三）混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見(jiàn)的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請(qǐng)示”與“報(bào)告”、“請(qǐng)示”與“函”混用。
在公文處理中這類(lèi)問(wèn)題最常見(jiàn)的是“請(qǐng)示”與“報(bào)告”、“請(qǐng)示”與“函”混用。如《關(guān)于批準(zhǔn)成立機(jī)構(gòu)的報(bào)告》，《舉行××活動(dòng)的報(bào)告》。兩個(gè)標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求上級(jí)解決問(wèn)題，應(yīng)該用“請(qǐng)示”而不是“報(bào)告”。報(bào)告是“向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)”的，這類(lèi)報(bào)告，只要把情況匯報(bào)、反映清楚即可，目的是讓上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進(jìn)度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；而請(qǐng)示是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”的，需要回復(fù)，兩者在使用上有很大的區(qū)別。有時(shí)也存在“請(qǐng)示”和“函”混用。《辦法》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)是用函。可是有些單位當(dāng)有求于對(duì)方（不相隸屬單位）時(shí)卻用了請(qǐng)示。如同級(jí)某局向同級(jí)財(cái)政局《關(guān)于解決××活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的報(bào)告》或《關(guān)于解決××活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，所用的文種都是錯(cuò)誤的，應(yīng)為《關(guān)于解決××活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的函》。
（四）濫用文種。一些部門(mén)單位為了突出本部門(mén)單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時(shí)候總是喜歡用“決定”文種。“決定”這種文種，市級(jí)以下黨委、政府一般用于加強(qiáng)自身建設(shè)、表彰先進(jìn)、向英雄模范人物學(xué)習(xí)等方面，或者用于關(guān)系經(jīng)濟(jì)社會(huì)大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。
三、版頭使用中的常見(jiàn)問(wèn)題
（一）版頭混用。將下行文版頭用于上行文。如使用“文件”式樣的版頭用于向上級(jí)報(bào)告事項(xiàng)、請(qǐng)示工作、任免干部或批復(fù)等。這里應(yīng)該使用“（）”的版頭。
（二）使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計(jì)或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見(jiàn)的是：格式不對(duì)、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機(jī)關(guān)字體不莊重等。
（三）使用沒(méi)有版頭的白紙印發(fā)文件
四、發(fā)文字號(hào)中的常見(jiàn)問(wèn)題
（一）年號(hào)不全。如：將省略為“07”。
（二）括弧不對(duì)。發(fā)文年度應(yīng)用六角括弧“〔〕”括入。錯(cuò)用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。
（三）位置不當(dāng)。將發(fā)文年度位置提前到了機(jī)關(guān)代字前面。如：將“×發(fā)〔〕×號(hào)”錯(cuò)為“〔〕×發(fā)×號(hào)”。