機(jī)關(guān)公文辦理程序

　　在按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)時(shí)，要注意把握好立卷點(diǎn)的深度，一般不要將立卷點(diǎn)確定在最基層的執(zhí)行層，而應(yīng)該根據(jù)文書(shū)工作的組織形式，將立卷點(diǎn)確定在能掌握本部門(mén)公文運(yùn)轉(zhuǎn)，控制本部門(mén)公文信息的機(jī)構(gòu)層次上。

　　（三）分問(wèn)題

　　分問(wèn)題，就是按照公文內(nèi)容所反映的問(wèn)題特征來(lái)劃分類(lèi)別。

　　問(wèn)題分類(lèi)，可以使性質(zhì)、內(nèi)容相同的公文相對(duì)集中，較好地保持同一問(wèn)題公文之間的聯(lián)系性，為利用者提供關(guān)于某一問(wèn)題、事件或人物等的系統(tǒng)、完整的公文信息。減少或避免了同一問(wèn)題公文的分散現(xiàn)象。

　　在選用問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，特別要考慮使用的機(jī)關(guān)對(duì)象和分類(lèi)層次。由于人們知識(shí)水平不同，認(rèn)識(shí)事物的角度不同，對(duì)同一“問(wèn)題”的看法各異，往往更多地?fù)饺肓藗�(gè)人主觀成分在內(nèi)，致使同一份公文產(chǎn)生的分類(lèi)結(jié)果也可能出現(xiàn)多種歸類(lèi)，使分類(lèi)時(shí)難以給公文準(zhǔn)確定位。因此問(wèn)題分類(lèi)的方法，適用于第三、四層次的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，通常在組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)下使用。適宜在第一層次采用問(wèn)題分類(lèi)的，往往是一些內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置比較簡(jiǎn)單或者不太穩(wěn)定、機(jī)構(gòu)分工不明確而且公文數(shù)量較少的機(jī)關(guān)。一些大、中型組織機(jī)關(guān)，其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)較多且相對(duì)穩(wěn)定，各部門(mén)職能相對(duì)獨(dú)立，公文數(shù)量較多，應(yīng)該采取先按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)，再接問(wèn)題分類(lèi)的方法，一般不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)采取問(wèn)題分類(lèi)。

　　問(wèn)題分類(lèi)時(shí)應(yīng)遵循問(wèn)題的伸縮性規(guī)律。每一個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生和處理的公文總是有主有從、有多有少，立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)具體情況，靈活掌握。公文多時(shí)，可將一個(gè)大問(wèn)題分解為幾個(gè)小的具體問(wèn)題；公文少時(shí)，又可以把幾個(gè)具體的問(wèn)題概括為一個(gè)大問(wèn)題。

　　（四）分保管期限

　　即按照公文的保存價(jià)值的不同，將公文劃分成不同的類(lèi)別。分保管期限，通常是在同一個(gè)問(wèn)題之下進(jìn)行，一般不作為一個(gè)機(jī)關(guān)第一層次的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。

　　保管期限，是根據(jù)各類(lèi)公文客觀存在的保存價(jià)值確定。國(guó)家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》將應(yīng)歸檔公文的保管期限確定為永久、長(zhǎng)期（16～50年）和短期（15年以下）三種期限。這三種期限只是一個(gè)大致的規(guī)定，各個(gè)機(jī)關(guān)在具體的工作中根據(jù)本機(jī)關(guān)的地位、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)等客觀情況，制定出更加詳細(xì)，準(zhǔn)確的保管期限表。如有必要，還可以針對(duì)公文具體情況，將長(zhǎng)期、短期的保存時(shí)間劃分得更準(zhǔn)確、更具體，如5年、XX年、20年、25年等。

　　分保管期限時(shí)，應(yīng)該密切注意同一問(wèn)題公文的完整性。由于公文自身的真實(shí)記錄性、原始性，決定了公文的價(jià)值（對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的現(xiàn)實(shí)憑證價(jià)值和對(duì)歷史的參考價(jià)值）。劃分保管期限應(yīng)該以此為依據(jù)。同時(shí)公文的價(jià)值往往不是單份公文能體現(xiàn)的，更多是在相互聯(lián)系的一組公文中展現(xiàn)。這是公文形成的聯(lián)系性所決定的，因此在立卷時(shí)應(yīng)維護(hù)同一問(wèn)題公文的完整性。一般情況下，機(jī)關(guān)公文完整程度較高，劃分保管期限應(yīng)從嚴(yán)，反之，則應(yīng)適當(dāng)提高殘存的不完整公文的保管期限，從寬處理這些公文。

　　二、組卷方法

　　公文組卷，即對(duì)分類(lèi)后的各屬類(lèi)按照其共同特征和主要聯(lián)系，將其組合成一個(gè)個(gè)案卷的活動(dòng)。組卷的依據(jù)是從公文結(jié)構(gòu)中概括出來(lái)的作者、問(wèn)題、時(shí)間、名稱(chēng)、通訊者、地區(qū)等諸要素，它們體現(xiàn)了公文在這些方面特有的聯(lián)系及形成規(guī)律。因此組卷的常用方法有：