機關公文辦理程序

　　（2）公文辦理完畢，即公文在處理程序上已經運轉完畢，一方面是指收文程序如簽發登記、擬辦、批辦、承辦等各個環節的工作均以處理完畢，完全實現了公文的現實執行效用；另一方面是指發文程序如擬稿、會商、審核、簽發、繕印、用印、傳遞等多種環節的工作已經完成，但對于收文機關來說，其現實執行效用才剛剛開始。可見，歸檔公文強調的是公文處理“程序”的完畢，而非指公文“信息內容”的完全處理完畢。

　　（3）具有查考利用價值，即歸檔公文必須對本機關日后的工作具有查考憑據作用，或者對社會某一方面的工作具有參考利用價值。公文歸檔的最終目的只有一個：利用公文承載的信息內容，了解工作情況，解決工作中的問題。如果沒有保存利用價值，人們就沒有必要花費如此多的人力、物力和時間來進行公文整理、保管、管理、開發信息等工作。

　　根據國家檔案局的有關規定，一般機關的公文歸檔范圍應包括以下內容：

　　（1）上級針對本機關的指導性的公文，需要本機關認真貫徹執行或參照執行的領導性公文，如上級命令、決定、批復、規定、辦法等。

　　（2）本級機關主要職能活動中形成的公文材料，如工作請示、報告、計劃、總結，人事管理決定、通知，財務預決算報表、分析報告及各類賬簿、憑證等。

　　（3）下級機關呈送的報請類公文，如工作請示、重要工作的報告、總結、統計數據等。

　　（4）同級或不相隸屬機關重要的商洽性或審批性公文，或者本機關需參照辦理的各種公文，如各種問函和復函，重要規定、辦法、通知等。

　　機關在劃定歸檔范圍時，要特別注意以下情況的處理：

　　（1）聯合辦理的公文的處理，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。

　　（2）兼職公文的處理，本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職權職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。

　　（3）內部公文的處理，內部公文盡管沒有正式公文的格式，如工作計劃、總結、會議記錄、調查報告等，但它們真實地的記載了機關的工作活動，應劃入立卷范圍。

　　（4）常用資料的處理，機關業務工作接收和收集的有關資料，如重要的公文匯集、資料匯編、統計數字、大事記、刊物和有關書籍等，是日常機關工作的重要工具，其本身并不反映本機關職能活動，因此不屬于歸檔范圍。但為方便利用，可將其單獨整理，保存備查。

　　二、不予歸檔的范圍

　　根據國家檔案局的有關規定，不予歸檔的公文材料包括：

　　（1）重份公文；即同一公文有幾份甚至許多份，包括一式多份的收文或發文副本，為辦理而制發的復印件。

　　（2）無查考利用價值的事務性、臨時性的公文。

　　（3）未經領導審閱、簽發的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考價值的法規性公文、重要的方針政策公文、長遠規劃等的歷次修改稿可以保存，以反映整個公文討論、修改的全過程）。

　　（4）公文起草人為撰寫公文而收集的素材公文。

　　（5）與本機關工作活動無關的抄送類公文、無價值的會議公文等。

　　（6）一般的人民來信及無特殊保存價值的信封。

　　以上公文歸檔和不歸檔的范圍，只是一個通用的范圍，具體到各機關的歸檔范圍的制定時，應結合自身職能和業務活動的實際情況，制定明確具體的范圍，便于文書人員或檔案人員實際操作，保證歸檔案卷質量。